Командировка на арендованном автомобиле как оформляется

Обновлено: 24.04.2024

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Документы до отъезда

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке ( абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании ( ст. 188 ТК РФ ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

название, дату, номер
название компании и ФИО сотрудника
номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы )
сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
дату вступления соглашения в силу
название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Модель автомобиля	Число и расположение цилиндров	Мощность двигателя, л.с.	Рабочий объем, л	КПП	Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186)	4L	87	1,596	5М	8,6

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368):

название и номер,
срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Резюмируем

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

Командировка на личном автомобиле в 2020 - 2021 годах часто вызывает вопросы трудовиков, а в ряде случаев и налоговиков, при выездной проверке. Как правильно оформить документы, чтобы избежать претензий проверяющих? Какую сумму нужно возместить сотруднику? На какие нюансы обратить особо пристальное внимание при составлении договора аренды техники? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

гарантии работнику при направлении его в командировку;
порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале "Как составить положение о командировках".

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос "Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля" есть 2 ответа:

Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:

1 200 руб. в месяц - если объем двигателя менее 2000 см 3;
1 500 руб. в месяц - в случае превышения 2 000 см 3.

ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

К таким реквизитам относятся (раздел 1 приказа Минтранса РФ № 368):

название и номер путевого листа;
данные о сроке действия документа;
данные о владельце автомобиля;
информация о транспортном средстве;
информация о водителе;
сведения о перевозке.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

командировочное удостоверение;
отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона "О бухучете" от 06.12.2011 №402-ФЗ):

наименование организации;
дату составления и номер распорядительного документа;
данные сотрудника, наименование его должности;
данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
цель командировки;
подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

на проезд в обе стороны;
на съем жилья;
суточные;
прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
чеки на ГСМ;
путевой лист;
служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы - менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов, директор может использовать свой личный автомобиль для поездок в командировки. Результат их труда во многом будет зависеть от степени мобильности. Все больше компаний практикуют использование личных автомобилей сотрудников в служебных целях. Как это правильно оформить?

01. Что является личным авто и служебной необходимостью

Использование личного авто в служебных целях необходимо компенсировать, это Закон.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Служебные цели - это деятельность оформленного в штат сотрудника организации, нацеленная на выполнение целей организации или исполнение своих должностных обязанностей.

В результате использования личного автомобиля в служебных целях возникает вопрос как это оформить. Есть два варианта возместить сотруднику использование личного автомобиля в служебных целях:

выплачивать компенсацию за использование личного авто в служебных целях;
заключить договор аренды транспортного средства.
На самом деле, есть еще вариант безвозмездного использования авто, но он не укладывается в экономическую целесообразность и личные интересы сотрудника. Не принимаем его в расчет.

02. Компенсация за использование личного транспорта

2.1 Чем регулируется

ст. 264 НК РФ, (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92) .

2.2 Как оформить

Компенсация-это не заработная плата, а отдельный вид выплат, который устанавливается приказом по предприятию. Порядок оформления и работы может быть таким:

Разрабатываем Положение об использовании личного автомобиля в служебных целях - порядок, нормы,
Вносим Изменения в трудовой договор,
Устанавливаем Приказом размер компенсации конкретному сотруднику или списку лиц.
Каждую служебную поездку оформляем Путевым листом, либо записью в специальном журнале,
Все расходы на содержание автомобиля (покупка топлива, масла, посещение СТО) подтверждаем документально и вместе с Заявлением сдаем в бухгалтерию,
Бухгалтер проверяет документы и осуществляет выплату. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей.

2.3. НДФЛ и страховые взносы с компенсации на авто

Компенсация на использование личного авто в служебных целях не облагаются:

НДФЛ в пределах сумм, установленных Соглашением сторон трудового договора (ст. 217 НК РФ),
Страховыми взносами в пределах сумм, определяемых Соглашением (ст. 422 НК РФ)

2.4 Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль сумму компенсации включаем в прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу в пределах норм (ст. 264 НК РФ).

Нормы компенсации зависят от объема двигателя:

1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

С оставшейся суммы компенсации придется заплатить налог на прибыль.

Все расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Использование транспортного средства должно быть связано с исполнение трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер работы, служебные цели). Если вы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля, но при этом:

Автомобиль не использовался или использовался не в служебных целях (нет подтверждающих документов);
Сотрудник находился в отпуске или болел;
У вас нет подтверждающих документов.

- то будьте готовы заплатить с этой суммы НДФЛ, страховые взносы и включить эту сумму в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пример: Как правильно списать на расходы компенсацию (в пределах нормы)

2.5 Транспортный налог

03. Аренда личного автомобиля

3.1 Чем регулируется

3.2 Как оформить

Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.

Что нужно прописать в договоре:

на какой срок будет арендовано авто,
кто сможет еще пользоваться машиной,
за какую плату будет происходить сделка,
как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
на какое расстояние будет ездить водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Основные виды аренды:

С экипажем. Автомобиль содержит его владелец. Он же оплачивает ремонт, запчасти и другие принадлежности. Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации? Да, но только если сотрудник – индивидуальный предприниматель и у него есть шофер и механик. (ст. 635 ГК РФ) .Если данные условия не соблюдаются - договор будет недействительный (ст. 168 ГК РФ). Если все же решили заключить данный вид договора то советуем разбить его на два - договор аренды транспортного средства и договор оказания услуг, связанных с управлением и технической эксплуатации транспортного средства;
Без экипажа. Работник только предоставляет машину без каких-либо услуг. Управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации. При аренде автомобиля без экипажа все расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор. Арендатор автомобиля без экипажа обязан: страховать переданный ему автомобиль, проводить его текущий и капитальный ремонт, вернуть автомобиль арендодателю в том состоянии, в котором арендатор его получил. А вот страховую выплату в случае повреждения автомобиля в аварии вправе получить только собственник автомобиля.

3.3 Налогообложение

С арендной платы удерживаем НДФЛ:

13%-с резидента РФ ,
30%-с нерезидента РФ.

Страховые взносы НЕ начисляются, если заключен договор аренды без экипажа (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте. В данном случае необходимо начислить страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность.

3.4 Учет расходов

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на ОСН, так и компании на УСН. При расчете налога на прибыль при заключении договора аренды без экипажа учитываем всю сумму фактических затрат - бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка, ГСМ, ремонт и другие расходы.

Компании на УСН «доходы минус расходы - включают в состав затрат (ст. 346.16 НК);:

суммы арендной платы;
затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля.

Все затраты должны быть обоснованными и подтверждены документами. Если вы все же решили упростить себе задачу - не заключать договор аренды и не оформить должным образом выплату компенсации, а просто выплачиваете сотруднику суммы его затрат по чекам ГСМ, то будьте готовы к тому что налоговики признают данные выплаты экономически необоснованными и вам придется заплатить все полагающие налоги с этих сумм.

Пример. Аренда авто в служебных целях - как отнести на расходы

Нет. Налоговики могут признать данный договор фиктивным, так как нет экономического обоснования использования личного автомобиля в служебных целях (заполненных путевых листов нет, журнала регистрации поездок - нет,чеков на ГСМ - тоже нет). Налоговые инспектора признают данные выплаты компенсацией, а именно заплатить НДФЛ и страховые взносы со всей суммы, включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

04. Что лучше - выплата компенсации за авто или сдать в аренду?

Сравнительная таблица двух вариантов.

Что сравниваем	Компенсация за использование авто в личных целях	Аренда авто у физлица
Кто получает	Только работник организации	Любое лицо
Что получает	Компенсацию по ТК	Арендную плату по ГК
Как оформляется	Доп. соглашением к трудовому договору	Договором аренды
НДФЛ	Освобождается	Облагается. Арендатор является налоговым агентом
Страховые взносы	Не подлежит обложению	Страховыми взносами облагается только договор аренды с экипажем со стоимости услуг по управлению ТС
Включение в расходы	Включить в расходы можно в пределах норм. Сверх норм - есть отличия ОСН и УСН.	Включить в расходы можно всю сумму

Чаще всего эти варианты сравнивают с точки зрения налогов, всё остальное практически одинаково. Выплачивать же работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда сумма не превышает нормы. А это бывает очень редко, практически никогда. По нашему мнению выгоднее заключать договор аренды автомобиля сотрудника вместо выплаты им компенсаций.

Фирммейкер, март 2021
Ирина Воробьева, Ольга Круглова (Усс)
При использовании материала ссылка обязательна