Код дохода компенсация за использование личного автомобиля

Обновлено: 09.05.2024

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы - менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов, директор может использовать свой личный автомобиль для поездок в командировки. Результат их труда во многом будет зависеть от степени мобильности. Все больше компаний практикуют использование личных автомобилей сотрудников в служебных целях. Как это правильно оформить?

01. Что является личным авто и служебной необходимостью

Использование личного авто в служебных целях необходимо компенсировать, это Закон.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Служебные цели - это деятельность оформленного в штат сотрудника организации, нацеленная на выполнение целей организации или исполнение своих должностных обязанностей.

В результате использования личного автомобиля в служебных целях возникает вопрос как это оформить. Есть два варианта возместить сотруднику использование личного автомобиля в служебных целях:

выплачивать компенсацию за использование личного авто в служебных целях;
заключить договор аренды транспортного средства.
На самом деле, есть еще вариант безвозмездного использования авто, но он не укладывается в экономическую целесообразность и личные интересы сотрудника. Не принимаем его в расчет.

02. Компенсация за использование личного транспорта

2.1 Чем регулируется

ст. 264 НК РФ, (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92) .

2.2 Как оформить

Компенсация-это не заработная плата, а отдельный вид выплат, который устанавливается приказом по предприятию. Порядок оформления и работы может быть таким:

Разрабатываем Положение об использовании личного автомобиля в служебных целях - порядок, нормы,
Вносим Изменения в трудовой договор,
Устанавливаем Приказом размер компенсации конкретному сотруднику или списку лиц.
Каждую служебную поездку оформляем Путевым листом, либо записью в специальном журнале,
Все расходы на содержание автомобиля (покупка топлива, масла, посещение СТО) подтверждаем документально и вместе с Заявлением сдаем в бухгалтерию,
Бухгалтер проверяет документы и осуществляет выплату. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей.

2.3. НДФЛ и страховые взносы с компенсации на авто

Компенсация на использование личного авто в служебных целях не облагаются:

НДФЛ в пределах сумм, установленных Соглашением сторон трудового договора (ст. 217 НК РФ),
Страховыми взносами в пределах сумм, определяемых Соглашением (ст. 422 НК РФ)

2.4 Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль сумму компенсации включаем в прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу в пределах норм (ст. 264 НК РФ).

Нормы компенсации зависят от объема двигателя:

1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

С оставшейся суммы компенсации придется заплатить налог на прибыль.

Все расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Использование транспортного средства должно быть связано с исполнение трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер работы, служебные цели). Если вы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля, но при этом:

Автомобиль не использовался или использовался не в служебных целях (нет подтверждающих документов);
Сотрудник находился в отпуске или болел;
У вас нет подтверждающих документов.

- то будьте готовы заплатить с этой суммы НДФЛ, страховые взносы и включить эту сумму в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пример: Как правильно списать на расходы компенсацию (в пределах нормы)

2.5 Транспортный налог

03. Аренда личного автомобиля

3.1 Чем регулируется

3.2 Как оформить

Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.

Что нужно прописать в договоре:

на какой срок будет арендовано авто,
кто сможет еще пользоваться машиной,
за какую плату будет происходить сделка,
как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
на какое расстояние будет ездить водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Основные виды аренды:

С экипажем. Автомобиль содержит его владелец. Он же оплачивает ремонт, запчасти и другие принадлежности. Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации? Да, но только если сотрудник – индивидуальный предприниматель и у него есть шофер и механик. (ст. 635 ГК РФ) .Если данные условия не соблюдаются - договор будет недействительный (ст. 168 ГК РФ). Если все же решили заключить данный вид договора то советуем разбить его на два - договор аренды транспортного средства и договор оказания услуг, связанных с управлением и технической эксплуатации транспортного средства;
Без экипажа. Работник только предоставляет машину без каких-либо услуг. Управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации. При аренде автомобиля без экипажа все расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор. Арендатор автомобиля без экипажа обязан: страховать переданный ему автомобиль, проводить его текущий и капитальный ремонт, вернуть автомобиль арендодателю в том состоянии, в котором арендатор его получил. А вот страховую выплату в случае повреждения автомобиля в аварии вправе получить только собственник автомобиля.

3.3 Налогообложение

С арендной платы удерживаем НДФЛ:

13%-с резидента РФ ,
30%-с нерезидента РФ.

Страховые взносы НЕ начисляются, если заключен договор аренды без экипажа (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте. В данном случае необходимо начислить страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность.

3.4 Учет расходов

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на ОСН, так и компании на УСН. При расчете налога на прибыль при заключении договора аренды без экипажа учитываем всю сумму фактических затрат - бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка, ГСМ, ремонт и другие расходы.

Компании на УСН «доходы минус расходы - включают в состав затрат (ст. 346.16 НК);:

суммы арендной платы;
затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля.

Все затраты должны быть обоснованными и подтверждены документами. Если вы все же решили упростить себе задачу - не заключать договор аренды и не оформить должным образом выплату компенсации, а просто выплачиваете сотруднику суммы его затрат по чекам ГСМ, то будьте готовы к тому что налоговики признают данные выплаты экономически необоснованными и вам придется заплатить все полагающие налоги с этих сумм.

Пример. Аренда авто в служебных целях - как отнести на расходы

Нет. Налоговики могут признать данный договор фиктивным, так как нет экономического обоснования использования личного автомобиля в служебных целях (заполненных путевых листов нет, журнала регистрации поездок - нет,чеков на ГСМ - тоже нет). Налоговые инспектора признают данные выплаты компенсацией, а именно заплатить НДФЛ и страховые взносы со всей суммы, включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

04. Что лучше - выплата компенсации за авто или сдать в аренду?

Сравнительная таблица двух вариантов.

Что сравниваем	Компенсация за использование авто в личных целях	Аренда авто у физлица
Кто получает	Только работник организации	Любое лицо
Что получает	Компенсацию по ТК	Арендную плату по ГК
Как оформляется	Доп. соглашением к трудовому договору	Договором аренды
НДФЛ	Освобождается	Облагается. Арендатор является налоговым агентом
Страховые взносы	Не подлежит обложению	Страховыми взносами облагается только договор аренды с экипажем со стоимости услуг по управлению ТС
Включение в расходы	Включить в расходы можно в пределах норм. Сверх норм - есть отличия ОСН и УСН.	Включить в расходы можно всю сумму

Чаще всего эти варианты сравнивают с точки зрения налогов, всё остальное практически одинаково. Выплачивать же работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда сумма не превышает нормы. А это бывает очень редко, практически никогда. По нашему мнению выгоднее заключать договор аренды автомобиля сотрудника вместо выплаты им компенсаций.

Фирммейкер, март 2021
Ирина Воробьева, Ольга Круглова (Усс)
При использовании материала ссылка обязательна

Необходимость использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях может возникнуть при его приеме на работу либо уже в процессе его трудовой деятельности. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией авто, и выплатить компенсацию за его износ. Кроме того, факт использования личного авто сотрудника должен быть документально оформлен: от этого зависит не только правомерность выплаты соответствующих компенсаций, но и порядок их налогообложения.

Требования трудового законодательства.

В силу ст. 188 ТК РФ работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за использование в служебных целях (износ) его личного имущества – например, транспортного средства (автомобиля). Еще работодатель обязан возместить расходы, связанные с использованием этого имущества.

Выплата обозначенной компенсации исходя из содержания названной нормы возможна при соблюдении следующих условий:

– сотрудник использует транспортное средство в интересах работодателя;

– работодатель знает об этом или согласен на это;

– размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Подчеркнем: соглашение об использовании личного транспорта работника в интересах работодателя может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее – посредством внесения дополнений в него. При этом эксплуатация транспорта работника должна быть обусловлена его должностной инструкцией (например, если использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами и нахождением вдали от населенных пунктов).

Обратите внимание

В отсутствие письменного соглашения об использовании личного транспорта между работодателем и работником последний едва ли может претендовать на выплату компенсации. Обращение работника в суд в такой ситуации, скорее всего, не принесет ему желаемого результата. Доказательством являются, например, апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 05.04.2018 № 33‑7704/2018, Пермского краевого суда от 16.08.2017 № 33‑8949/2017.

Что является основанием для выплаты компенсации?

Размер компенсации и возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях не определен на законодательном уровне.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях, является приказ руководителя, где отражены размеры такой компенсации и порядок (сроки) ее выплаты. А трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, в котором должен быть определен конкретный перечень компенсируемых сотруднику расходов, являются основанием для издания такого приказа.

Кроме этого, стороны могут заключить соглашение о том, что работнику помимо компенсации за использование личного автомобиля работодатель, к примеру, будет возмещать следующие расходы, возникшие при эксплуатации авто:

– на приобретение горюче-смазочных материалов (согласно нормам расхода топлива на основании представленных в определенный срок после окончания расчетного месяца путевых листов);

– на техническое обслуживание и текущий ремонт (с учетом фактического времени эксплуатации автомобиля и пробега для служебных целей).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией автомобиля, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением кассовых чеков, квитанций на приобретение топлива, расходных и комплектующих материалов, актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и пр. На значимость таких документов указано в письмах Минфина России от 12.09.2018 № 03‑04‑06/65168, № 03‑04‑06/65170, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.

Со своей стороны, добавим, что вышеназванные документы нужны работодателю не только для правомерной выплаты компенсации, но и для целей налогообложения этих расходов, поскольку п. 1 ст. 252 НК РФ еще никто не отменил.

Обязан ли работодатель выплачивать компенсацию, если сотрудник

управляет автомобилем на основании доверенности?

Казалось бы, в ст. 188 ТК РФ говорится исключительно о личном имуществе работника. А это обстоятельство как раз и указывает на то, что такое имущество должно принадлежать работнику на праве собственности. Кстати, Минтруд в своих разъяснениях неоднократно отмечал, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом указанного лица (см., например, письма от 13.11.2015 № 17‑3/В-542, от 26.02.2014 № 17‑3/В-92). Такой же позиции придерживаются чиновники Минфина и ФНС.

Указанный подход подтверждается и правоприменительной практикой. Причем суды содержание ст. 188 ТК РФ зачастую истолковывают еще шире. К примеру, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013 арбитры отметили: из буквального содержания названной статьи следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Остается добавить, что Определением ВС РФ от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718 данное постановление оставлено без изменений. Вывод о том, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании, сделан также в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309‑КГ15-8423 и от 30.07.2015 № 306‑КГ15-5578.

Таким образом, ситуация, связанная с обязанностью работодателя выплатить компенсацию за использование в служебных целях автомобиля (и возместить соответствующие расходы), которым сотрудник управляет на основании доверенности, в настоящее время является спорной из‑за отсутствия четкого законодательного регулирования. Работодатель должен оценить все риски при принятии решения о выплате компенсаций.

Как признать затраты на выплату компенсаций при УСНО?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения при УСНО налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы, связанные с выплатой компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

– с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 руб.;

– с объемом свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб.

И, конечно, эти расходы принимаются при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Хотя в ст. 188 ТК РФ четко поименовано два вида выплат – компенсация за использование и износ (амортизация) личного транспорта работника в служебных целях и сумма возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в рамках трудовой деятельности, а в Постановлении № 92 установлен норматив лишь для первой из них – компенсации, чиновники Минфина в Письме № 03‑11‑11/1198 настаивают, что в размерах указанной компенсации учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе на их ремонт. Поэтому названные затраты, возмещаемые работодателем сотрудникам, не могут быть повторно включены в состав налогооблагаемых расходов [2] .

При том что в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ говорится исключительно о возможности признать в расходах суммы компенсации за использование (износ) личного транспорта в служебных целях (причем в пределах норматива) и ничего не сказано о праве признать расходом суммы возмещений затрат, возникающих в связи с эксплуатацией такого транспорта, полагаем, учет последних в налоговой базе по УСНО влечет за собой налоговые риски.

Обратите внимание

В части возможности признания расходом компенсации за использование личного транспорта работника, которым он управляет на основании доверенности, Минфин дает противоречивые разъяснения. Так, в Письме от 03.05.2012 № 03‑03‑06/2/49 говорится, что из‑за отсутствия права собственности на автомобиль работодатель не вправе учесть компенсацию за его использование в составе расходов. Более лояльный подход изложен в Письме от 27.12.2010 № 03‑03‑06/1/812 – подобная компенсация в обозначенной ситуации может быть включена в налоговую базу, но в пределах норм, предусмотренных Постановлением № 92.

Полагаем, что данное обстоятельство налогоплательщики могут использовать в своих интересах. Если уж чиновники не знают, как правильно поступить в подобной ситуации, то что говорить об обычных налогоплательщиках? Ведь все сомнения, противоречия и неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).

[1] Добавим: аналогичное мнение на этот счет высказано Минфином в Письме от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

[2] Аналогичные разъяснения по данному вопросу Минфином адресованы и плательщикам налога на прибыль (см. письма от 23.03.2018 № 03‑03‑06/1/18366, от 26.12.2018 № 03‑03‑06/1/94971, от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

М. М. Легчилина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

С сотрудником заключили доп. соглашение об использовании личного автомобиля.

Будет ли входить компенсация за использование личного автомобиля в средний заработок и облагаться налогами и взносами?

Ответ

Компенсация за использование личного автомобиля не относится к оплате труда и не учитывается при расчете среднего заработка.

Указанная компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Обоснование

Облагается ли НДФЛ компенсация за использование личного транспорта

Вы вправе не облагать НДФЛ такую компенсацию, а также возмещение расходов в связи с использованием автомобиля. Для этого размер компенсации и порядок ее расчета нужно указать либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. Не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ). Такой же вывод содержится в разъяснениях Минфина России (Письма от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 03.09.2019 N 03-04-05/67569, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).

Помимо соглашения необходимо обосновать назначение компенсации и представить документы, подтверждающие:

необходимость и условия использования личного автомобиля сотрудника (например, в должностной инструкции указано, что у работника разъездной характер работы);
право собственности работника на автомобиль (например, копию паспорта транспортного средства) или право пользования автомобилем на законном основании (например, договор аренды ТС);
использование автомобиля в служебных целях (например, путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ (с расшифровкой вида работы));
размер компенсации (размер и порядок расчета можно указать в соглашении или трудовом договоре).

Такой вывод следует из Писем Минфина России от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 03.09.2019 N 03-04-05/67569, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@.

Внимание! Нормы компенсации, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены только для налога на прибыль, то есть для НДФЛ они не применяются (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).

На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, с учетом положений статьи 188 Трудового кодекса оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

2. Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К таким выплатам относятся:

а) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

б) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;

в) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

г) заработная плата, выданная в неденежной форме;

д) денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

е) денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

ж) начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

з) заработная плата, начисленная преподавателям профессиональных образовательных организаций за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.10.2014 N 1054)

и) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

к) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.10.2014 N 1054)

л) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

м) вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных организаций;

н) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

о) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

3. Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

М. М. Легчилина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Как организации отразить использование личного автомобиля работника в служебных целях с выплатой ему компенсации, а также арендной платы за этот автомобиль во время отпуска работника?

Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.

В текущем месяце он 14 календарных дней находился в отпуске. На этот период с нанимателем был заключен договор аренды автомобиля, переданного по акту приема-передачи с оценочной стоимостью 10 000 руб. Сумма арендной платы составила 80 руб. Автомобилем пользовался работник с разъездным характером работы.

Транспортное средство возвращено в этом же месяце.

Автомобиль использовался для решения вопросов, связанных с управлением организацией, поездками между объектами.

В текущем месяце 23 рабочих дня, из них 10 дней работник был в отпуске. По договоренности с нанимателем компенсация за износ автомобиля выплачивается за фактически отработанные дни .

Общие положения

Работник, использующий свое транспортное средство для нужд нанимателя, имеет право на получение за его износ (амортизацию) компенсации. Размер и порядок ее выплаты определяется по договоренности с нанимателем .

Вопросы аренды регулируются гражданским законодательством. По договору аренды арендодатель обязуется передать арендатору имущество во временное пользование за плату. Предметом аренды может быть в том числе транспортное средство .

Срок аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды .

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором .

Напомним, что с 2019 года важное значение при включении компенсации за использование имущества в служебных целях и арендной платы за транспортное средство в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.

Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу:

— на объектах, расположенных вне места постоянной работы;

— связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно;

— связанную с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка .

Работнику, которому установлен разъездной характер работы, выплачивается соответствующая компенсация .

Бухгалтерский учет

В данном случае автомобиль используется для решения вопросов, связанных с управлением организацией. Следовательно, суммы компенсации и арендной платы относятся в состав управленческих расходов:

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

На компенсацию за износ автомобиля страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются .

Арендная плата также не признается объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Несмотря на то что договор аренды относится к гражданско-правовым договорам, непосредственно арендная плата — это не вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги или создание объектов интеллектуальной собственности. Она является ценой пользования имуществом .

Подоходный налог

Компенсация за износ автомобиля и арендная плата за него являются объектами обложения подоходным налогом с физических лиц .

Наниматель как налоговый агент обязан:

— исчислить подоходный налог по ставке 13%;

— удержать его сумму с работника при выплате вышеуказанных доходов;

— перечислить сумму налога в бюджет .

НДС

При начислении и выплате работнику компенсации за износ автомобиля и арендной платы за транспортное средство у организации не возникает обязательств по НДС .

Налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль учитываются экономически обоснованные затраты, понесенные организацией в процессе деятельности и отраженные на счетах бухучета по принципу начисления .

Компенсация за износ автомобиля, а также арендная плата, выплачиваемая работнику, в состав учитываемых затрат включаются. При этом важное значение имеет характер работы сотрудника:

— если ему выплачивается компенсация за разъездной характер работы в соответствии с Инструкцией N 70, то вышеуказанные выплаты включаются в учитываемые затраты в полном объеме;

— в случае отсутствия у работника разъездного характера работы компенсация за износ личного автомобиля и арендная плата за него включаются в состав прочих затрат (с учетом норматива 1%). При этом не имеет значения, что пользоваться автомобилем фактически будет сотрудник с разъездным характером работы .

В рассматриваемой ситуации у работника-арендодателя не разъездной характер работы. В связи с этим и сумма компенсации за износ автомобиля за отработанные дни, и арендная плата за время отпуска будут учитываться в составе прочих нормируемых затрат.

Таблица бухгалтерских записей

Читайте также: